Bedrijfsvoering

Deze paragraaf gaat over de ontwikkelingen binnen het capaciteitsbudget, de inhuur (kosten en percentages) en personele kengetallen. De rapportage laat afwijkingen zien ten opzichte van de Voorjaarsnota 2023.

Werking van het capaciteitsbudget
Het capaciteitsbudget bestaat uit drie onderdelen:

1. het salarisbudget personeel
2. inhuurbudget bij ziekte en vacatures; en
3. inhuurbudget voor overige inhuur.

Dit zijn communicerende vaten. Dit betekent dat we salarisbudget mogen omzetten naar inhuurbudget en andersom. Daarbij mag het totaal niet hoger worden. We mogen het totaal alleen ophogen met andere budgetten. Bijvoorbeeld rijksbijdragen, subsidies en materiële budgetten.

Een budgethouder verdeelt zijn capaciteitsbudget over de drie genoemde onderdelen. Het uitgangspunt is dat vast werk wordt uitgevoerd door medewerkers die in dienst zijn bij Zaanstad. Om verschillende redenen kan de budgethouder kiezen voor externe inhuur. Bijvoorbeeld wanneer het werk tijdelijk is of wanneer er sprake is van tijdelijk geld.

Bedragen x € 1.000 ,-

*) Tot begrotingsjaar 2023 bestond de categorie inhuur externe expertise. Deze was geen onderdeel van het capaciteitsbudget. Vanaf begrotingsjaar 2023 is deze categorie onderdeel van externe inhuur overig. Daarmee is het ook onderdeel geworden van het capaciteitsbudget.

Bedragen x € 1.000 ,-

*) Netto capaciteitsbudget = totaal capaciteitsbudget - additionele dekking.

Toelichting capaciteitsbudget en additionele dekking
Stijging capaciteitsbudget ten opzichte van de prognose bij voorjaarsnota 2023 (ca. € 9,3 mln.).
Voor deze stijging is voor € 6,5 mln. additionele dekking beschikbaar. Voor € 2,8 mln. wordt een beroep gedaan op de algemene middelen. Er is geen dekking voor onder andere de volgende capaciteitskosten:

• Stedelijke ontwikkeling: bij verschillende afdelingen wordt ingehuurd om wettelijke taken te vervullen zoals inspanning op het gebied van wonen, extra ondersteuning ten behoeve van milieu, ondersteuning projectbureau, extra managementondersteuning, inhuur wegens pensioen sectorhoofd;
• Lasten veiligheid & handhaving in verband met ziekte en moeilijk vervulbare vacatures;
• Personele lasten Dienstverlening bij onder andere Burgerzaken, Callcenter en Belastingen onder andere voor inhuur in verband met toename van werkzaamheden, er wordt hierbij rekening gehouden met het inhouden van extra leges;
• Capaciteit Stedelijke Kaders en Regie. Er is onder andere verzuimd de oude dekkingsbron vanuit de reserve Duurzaamheid af te ramen welke werd gebruikt voor de dekking van 2 fte vanuit de stelselwijziging 2018;
• Capaciteit Samen werken aan Zaanstad, voornamelijk veroorzaakt door hogere inhuur als gevolg van ziekte, zwangerschap;
• Tweede Kamer verkiezingen 2023: extra kosten ten gevolge van vervroegde Tweede Kamer verkiezingen;
• Hogere kosten verkiezingen Provinciale Staten en Waterschappen 2023: als gevolg van stijgende kosten huur stemlokalen, inzet medewerker en dubbele verkiezingen waardoor ook dubbele kosten voor stembescheiden;
• Regionale Coördinatie opvang vluchtelingen;

*) Tot begrotingsjaar 2023 bestond de categorie inhuur externe expertise. Deze was geen onderdeel van het capaciteitsbudget. Vanaf begrotingsjaar 2023 is deze categorie onderdeel van externe inhuur overig. Daarmee is het ook onderdeel geworden van het capaciteitsbudget. Het kengetal is hierdoor hoger.
**) Aantal inwoners per 1 januari 2022 (prognose): 157.785, per 1 januari 2023 (prognose): 158.099.
Bron: Zaanstad in Cijfers .

Toelichting inhuurkosten en kengetal percentage inhuur
Onder het kopje “toelichting capaciteitsbudget en additionele dekking” wordt een toelichting gegeven op de inhuurkosten die gemaakt zijn. Het hogere percentage inhuur is een gevolg van deze inhuurstijging ten opzichte van het totale capaciteitsbudget. Zoals gezegd bij de burap zijn de percentages inhuur tussen gemeenten onderling lastig te vergelijken omdat er bijvoorbeeld regiegemeenten en uitvoeringsgemeenten bestaan. Een andere reden die gegeven kan worden is dat de opgaven bij Zaanstad relatief groot zijn ten opzichte van andere gemeenten. We werken op veel fronten tegelijk omdat er op onderwerpen een achterstand is ten opzichte van andere gemeenten. Een uitgebreidere toelichting kan worden nagelezen in de Burap 2023.

*) Aantal inwoners per 1 januari 2022 (prognose): 157.785, per 1 januari 2023 (prognose): 158.099.
Bron: Zaanstad in Cijfers.

Toelichting op kengetallen personeel

Bezetting (aantal daadwerkelijke medewerkers omgerekend naar fte (36 uur)): +36 fte.

Ten opzichte van de voorjaarsnota is de bezetting per saldo gestegen met ca. 36 fte. Gedeeltelijk is deze uitbreiding in lijn met de toegekende middelen in coalitieakkoord, bv. op het gebied van stikstof, inrichting Planbureau en bij afdeling Straattoezicht. Verder wordt er bij afdeling Burgerzaken alvast voorgesorteerd op de komende jaren, aangezien de verwachting is dat met name de aanvraag en uitgifte van reisdocumenten sterk gaat groeien. Hier staan voor een deel ook inkomsten uit leges tegenover. Hier is ook inhuur in dienst genomen, dan wel inhuur vervangen door vaste medewerkers. Ook elders in de organisatie zien we dit. Tot slot is op een aantal plekken in de organisatie reeds bestaande formatieruimte (verder) ingevuld.

Overige ontwikkelingen op het gebied van personeel
Op dit moment is er niets te melden in afwijking op de Burap 2023.

Apparaatslasten
Via de kostenverdeling hebben we een bedrag van € 4,7 mln. verdeeld over de producten. Dit betreffen hogere lasten en is het saldo van nadeel op het capaciteitsbudget (€ 2,8 mln.), inzet van materiële budgetten (€ 1,7 mln.) en de inzet van bestemmingsreserves (€ 0,2 mln.).